Pyydä tarjous
Ohjeita etähaastatteluun ja -perehdytykseen

Ohjeita
etähaastatteluun
ja -perehdytykseen

Maailma muuttuu digitalisaation ja globalisaation myötä!

 

 

 

 

Hyvän perehdytyksen saanut henkilö on motivoituneempi ja menestyneempi –minkä vuoksi myös sitoutuneempi ja tuottoisampi yritykselle!

 

Elämme nopeasti muuttuvassa maailmassa, jossa töitä tehdään erilaisissa poikkeustilanteissa koti-konttorilta käsin ja globaaleissa organisaatiossanormaalioloissakin osana virtuaalitiimejä.

Digitalisaatio ja globalisaatio haastavat yrityksiä mukauttamaan toimintaansa ja siinä samalla myös henkilöstön rekrytointeja. Virtuaaliset etähaastattelut sekä -perehdytykset ovat tätä päivää ja niiden organisointi kannattaa ottaa osaksi yrityksen normaalia toimintaa.

Joskus esimerkiksi rekrytointiprosessin aikataulu on niin tiukka, että ilman etähaastattelua ja –perehdytystä ei henkilön rekrytointi tai aloitus tehtävässä onnistuisi lainkaan.

Sopivan henkilön löytäminen rekrytointiprosessissa on yrityksen menestyksen kannalta tärkeää, mutta yhtä kriittistä on henkilön perehdyttäminen tehtävään.

Tehokkaan ja huolellisen perehdytyksen toteuttaminen on ratkaisevassa roolissa, kun tavoitteena on saada tuleva työntekijä sopeutumaan työyhteisöön sekä tehtäviinsä mahdollisimman hyvin ja nopeasti. Tämä pätee rekrytoitaessa henkilöitä sekä lyhyempiin että pidempiin työsuhteisiin.
 
Me Studentworkilla tarjoamme mielellämme asiantuntemustamme esihenkilöille sekä johtajille etähaastatteluihin ja -perehdytykseen. Oheiset vinkit on luotu auttamaan!
 

Haastattelut etäyhteydellä

Rekrytointiprosessin toteuttaminen etänä haastatteluita myöten on tällä hetkellä rekrytoinnin uusi normaali. Potentiaalisten ehdokkaiden löydyttyä haastattelut voidaan pitää erilaisten virtuaalialustojen avulla, esimerkiksi Teams-alustalla. Haastattelut onnistuvat lähes poikkeuksetta hyvin, mutta onnistunutta haastattelua varten on hyvä ottaa huomioon muutamia tärkeitä tekijöitä. Lähtökohtaisesti haastattelujen rakenne voi olla täysin fyysistä haastattelua vastaava. Tässä neljä toimivaa vinkkiä, jotka auttavat Sinua onnistumaan ehdokkaan kanssa etänä pidetyssä haastattelussa.

1.

Valmistaudu etähaastatteluun kuten normaaliin haastatteluun. Tutustu ehdokkaan taustaan hakudokumenttien avulla ja mieti valmiiksi keskusteltavat aiheet sekä kysymykset.

2.

Lähetä ehdokkaalle kalenterikutsu haastatteluun hyvissä ajoin. Varmista ajoissa myös, että kutsu on varmasti lähtenyt. Kutsussa on myös hyvä tuoda hakijalle ilmi, etta odotatko hänen käyttävän kameraa haastattelun ajan. Näin hän voi myös itse valmistautua tätä varten.

3.

Mikäli mahdollista, pidä haastattelu tilassa, jossa on sekä rauhallista että mahdollisimman vahva internet-yhteys, jotta haastattelun aikana kuva nakyy ja ääni kuuluu mahdollisimman hyvin. Pätkivä yhteys saattaa häiritä merkittävästi haastattelua ja ehdokkaan arviointia.

4.

Anna hakijalle aikaa vastata kysymyksiisi. Etähaastatteluissa tauot ja hiljaisuus saattavat ajoittain tuntua piinaavilta ja pakottavat esittämään nopeita lisäkysymyksiä. Anna hakijalle kuitenkin rauha ja riittavasti aikaa täydentää vastaustaan.

Jo pitkäaikaisen kokemuksemme perusteella koemme, että etänä pidetyt keskustelut antavan ehdokkaiden arvioinnille fyysiseen haastatteluun verrattuna yhtä hyvät lähtökohdat. Rekrytointipäätösten tekeminen myös etähaastattelun perusteella on siis mahdollista!

haastattelut etäyhteydellä
 

ETÄPEREHDYTYKSEN TOTEUTTAMINEN

Osa yrityksistä on tottunut hoitamaan perehdytyksen aina fyysisesti toimistolla, minkä vuoksi etäperehdytys voi tuntua alkuun haastavalta. Perehdytys on kuitenkin mahdollista toteuttaa laadukkaasti myös etänä, kun sen tekee tiiviissä yhteistyössä uuden työntekijän kanssa. Perehdytyksen voi aloittaa jo hiukan ennen työsuhteen alkua, mikä auttaa työntekijää orientoitumaan uuteen työhönsä. Tässä vinkkejä, joita olemme koonneet hyvän perehdytyskokemuksen rakentamiseksi.

Perehdytyksen aloitus

Ennen työsuhteen alkua työntekijään kannattaa olla yhteydessä esimerkiksi yrityksen, työyhteisön ja kollegoiden esittelyyn liittyen. Näin hänen on helpompi ensimmäisenä päivänä aloittaa uusissa haasteissa, kun kanssatyöntekijät ja yritys ovat hänelle jo hieman tuttuja. On myös hyvä kysyä hänen kuulumisia ja ajatuksia työn alkamiseen liittyen. Tämän kaltaisten viestien kautta työntekijä saa myös tunteen siitä, että häntä odotetaan töihin.

Kun työntekijä viimein pääsee aloittamaan uusissa haasteissa ja liittyy seuraanne ensimmäisenä työpäivänä, esittele hänet virallisesti yhteisessä Teams-palaverissa kollegoille - ainakin niille, kenen kanssa hän tulee olemaan eniten tekemisissä. Esitelkää yrityksen toimintatapoja ja kulttuuria, sekä tavoiksi muodostuneita etätyökäytänteitä. Pitäkää myös etäyhteydellä yhteinen lounastauko. Ensimmäisenä päivänä uudelle työntekijälle on hyvä saada tunne yhteisöön kuulumisesta. Edellä mainittu on erittäin tärkeää, sillä ilman fyysistä työyhteisöä ympärillä, tätä tunnetta ei helposti synny, jos työntekijää ei oteta vastaan erilaisten virtuaalikeskustelujen muodossa.

etäperehdytyksen toteuttaminen

Ensimmäiset viikot

Kun työntekijä on perehdytetty yrityksen perusasioihin ja tutustutettu kollegoihin, on aika siirtyä perehdyttämään hänelle itse suoritettavaa työtä. Tämän perehdyttäminen saattaa olla kysymyksiä herättävä haaste, mutta tähänkin on useita hyviä ratkaisuja, joilla perehdytyksen saa toteutettua mutkattomasti.

Ensimmäisille viikoille on luotava tarkka perehdytyskalenteri, kuten toimistollakin. Etäperehdytyksessä tämän merkitys korostuu, sillä uuden työntekijän ollessa kotona ilman ohjelmaa, ei hän voi edistää oppimistaan itsenäisesti. Siitä syystä, on äärimmäisen tärkeää luoda tarkat ajankohdat ja askeleet, milloin mitäkin perehdytystä järjestetään.

Substanssiosaamiseen liittyvää perehdyttämistä voidaan helposti tehostaa, kun perehdyttäjä jakaa tietokoneen ruutunsa esim. Teamsin avulla. Tällä tavalla uudelle työntekijä lle on helppo esitellä esimerkiksi käytettävät järjestelmät, niiden toiminnot ja hyödyntäminen työssä. Tällä tavalla voidaan esitellä muitakin tarpeellisia toimintoja ja ohjelmia, kuten intro ja muut oheistyökalut. Puheyhteyden toimiessa hyvin ei tämä juurikaan hidasta perehdyttämistä toimistolla olemiseen verrattuna, vaan voi jopa tehostaa sitä!

 

MITEN PEREHDYTTÄÄ TEHOKKAASTI VARSINAISESSA TYÖSSÄ?

Hyvin suunnitellun, aikataulutetun ja sisällöltään relevantin alkuperehdytyksen jälkeen uutta työntekijää on hyvä humioida päivittäin vielä silloinkin, kun hän alkaa itsenäisesti työskentelemään. Esimerkiksi aamut on hyvä aloittaa yhteisellä keskustelulla esihenkilön kanssa tai mahdollisuuksien mukaan koko tiimin kesken. Näin hän tutustuu jatkuvasti paremmin kollegoihinsa. Verrattuna toimistolla työskentelyyn, yhteinen keskusteluaika jää muuten helposti vähäiseksi kollegojen kanssa.

Esihenkilön ajan säästämiseksi on hyvä laatia uudelle työntekijälle selkeä ohjeistus esimerkiksi tyypillisten työtehtävien suorittamiselle. Näin hän voi opiskella ja perehtyä työtehtäviin ohjeistuksen avulla myös itsenäisesti, ennen kuin kääntyy esihenkilön puoleen. Ohjeistus voi sisältää myös ratkaisuja tyypillisimpiin ongelmatilanteisiin. Päivien päätteeksi tai esimerkiksi aamun palaverissa voi keskustella siitä, miten edeltävän päivän työtehtävät onnistuivat ja onko työntekijällä avun tarvetta tai kysymksiä johonkin tiettyyn asiaan liittyen.

Kun uusi työntekijä hallitsee järjestelmät ja käytännön työn, on hänelle hyvä asettaa myös konkreettisia tavoitteita ja kertoa odotuksista. Tavoitteet voivat olla joko määrällisiä tai laadullisia, esimerkiksi tehtävälista yhdelle päivälle. Varsinkin työsuhteen alussa tavoitteiden ja odotusten ymmärtäminen on työntekijälle tärkeää, sillä ne helpottavat työntekijää ohjaamaan toimintaansa ja suoriutumaan itsenäisesti. Samalle ne helpottavat myös esihenkilöä arvioimaan työntekijän edistymistä työtehtävissä.

Vaikka etähaastattelu ja -perehdytys saattavat alkuun tuntua haastavilta, on niiden onnistuminen mahdollista aikataulutuksen, sisältösuunnitelman sekä tiimin osallistamisen avulla. Näin ollen uusien työntekijöiden rekrytoiminen myös erilaisissa poikkeustilanteissa ehdottomasti kannattaa.

 

Tarvitsetko apua — ota yhteyttä!